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Le « zéro papier » en entreprise, réalité ou utopie ?

Le virage du numérique a propulsé les entreprises dans une nouvelle ère : celle de l’innovation et du progrès technologique. Pour s’adapter, il a fallu reconsidérer les outils de travail, revoir les moyens de communication et s’ouvrir à un champ des possibles beaucoup plus vaste. Pour ne pas rater le coche, il est important de suivre ces évolutions de près et se tenir au garde-à-vous, car tôt ou tard il faudra y passer… Parmi les enjeux du moment, la dématérialisation de documents est au cœur du débat économique mondial depuis plusieurs années. Et si nous faisions le point ?

En quoi consiste la dématérialisation ?

La dématérialisation consiste à transférer des documents papiers en fichiers informatiques. Le document, même officiel, reste identique, il change simplement de support. Pour ce faire il faut passer par un processus de numérisation des documents et d’archivage informatique méthodique. Ce système a vu le jour dans les années 1960 avec l’invention de la disquette qui permettait déjà le transfert de fichiers numériques. La France a connu un tournant en 2012 lorsque les services administratifs sont devenus aptes à recevoir des documents dématérialisés. Depuis, tous les organismes ou presque y ont recourt : le Pôle emploi, la Caisse primaire d’assurance maladie, la Caisse des allocations familiales, etc., et les déclarations se font désormais en ligne via les sites internet officiels (déclarations d’impôts, déclaration préalable d’embauche, etc.). Si jusqu’à présent la dématérialisation n’était pas une obligation pour toutes les collectivités, d’ici 2020 elle le sera. Le plan France numérique obligera également toutes les entreprises à générer des factures électroniques.

Qui est concerné ?

En tant que dirigeants d’entreprise vous êtes les premiers concernés. Et pour cause, entre les bons de commandes, les factures, les bulletins de salaires de vos employés et autres documents des banques et assurances, vous produisez et recevez des quantités phénoménales de papier chaque année. Si vous êtes établi depuis longtemps, vous n’êtes pas obligé de numériser tous vos fonds, car la tâche est souvent colossale. Vous pouvez alors opter pour une transition numérique progressive. En revanche lorsque vous débutez et faites appel à des services de location de bureaux par exemple, vous ne pouvez pas nécessairement vous permettre d’entasser vos documents administratifs dans des locaux qui ne vous appartiennent pas. Si vous avez choisi de faire domicilier votre entreprise car vous travaillez chez vous la question de la dématérialisation devient encore plus primordiale. Dans ces cas précis vous avez tout intérêt à opter pour le numérique d’emblée. Cela vous facilitera la vie et vous permettra de faire des économies importantes. De plus les entreprises « zéro papier » ont l’avantage de renvoyer une image positive qui témoigne d’une certaine sensibilité aux enjeux écologiques.

Les enjeux écologiques

À tout point de vue, le passage au « zéro papier » semble présenter de nombreux avantages : gain de temps, d’argent, meilleure accessibilité et productivité. Pour l’écologie il représente une solution durable qui permet de lutter contre le gaspillage et la surproduction de papier. Près de 398 millions de tonnes sont consommés chaque année, et cela a un impact considérable sur la planète. La dématérialisation de documents est donc un enjeu écologique primordial et essentiel. En revanche le « zéro papier » n’est jamais vraiment total. Certaines entreprises y sont encore réticentes. Si vous décidez de franchir ce cap avec votre entreprise vous serez nécessairement confronté à des irréductibles du papier. La transition prendra le temps qu’il faut mais il revient à chacun d’encourager et d’accompagner ses collègues, clients ou fournisseurs à s’impliquer eux aussi dans la réduction de leur consommation papier.