La plupart des grandes entreprises utilisent désormais la facturation électronique, par souci d’efficacité et d’économie, mais aussi pour réduire leur empreinte écologique. Facture papier ou électronique ? Que choisir ?
La facture électronique : pour plus d’efficacité
Si la facture électronique connait depuis ces dernières années un vif succès, c’est parce qu’elle promet de nombreux avantages pour ceux qui l’utilisent. Déjà, sur le plan économique, la dématérialisation de facture permet de profiter d’un gain de temps important, car les factures arrivent par e-mail ou par le biais d’un fournisseur de service, ce qui réduit les délais d’attente. Pratique, la facture électronique facilite les échanges et permet de faire de réelles économies, que ce soit sur les frais de traitement des dossiers, les transports, etc. Il n’est plus nécessaire de recopier les factures à la main, d’archiver les dossiers et de rechercher un document précis puisque comme tout est numérisé et accessible sur un seul et même serveur, il est plus facile de s’y retrouver.
Fiabilité et rapidité de traitement des factures
En ce qui concerne l’efficacité et la fiabilité de cette solution, l’on peut dire que les échanges sont nettement plus sécurisés avec la facture électronique. Les risques d’erreur et de falsification sont sensiblement réduits grâce à l‘utilisation des logiciels qui vérifient automatiquement tous les documents, depuis les factures en passant par les bons de commande et de livraison. Enfin, l’on notera que le recours aux factures électroniques permet de réduire l’empreinte écologique de manière non négligeable puisqu’elle prône le zéro papier. À cela s’ajoutent les économies faites sur les frais de transport et la réduction des émissions de CO2 liées au traitement des factures en papier.
Des économies non négligeables
Pour en revenir sur les économies que permet la facture électronique, il est intéressant de rappeler que ce type de solution permet de faire de réels gains de temps et d’argent. Les collaborateurs ne perdent plus de temps à rechercher, à vérifier et à encoder les documents avant de les archiver. L’envoi des factures est simplifié et on réalise de belles économies sur le coût du papier, du timbre, de l’enveloppe. Bref, les avantages se notent tout au long du cycle de traitement des documents de l’entreprise. Comme le client reçoit rapidement la facture, le délai de paiement en est également réduit. Pour ce qui est des coûts indirects tels que le coût des impressions, des encodages et démarches à faible valeur ajoutée que doivent habituellement faire les salariés de l’entreprise, il est tout à fait possible de les supprimer grâce à l’utilisation de logiciels de numérisation de documents.
Est-ce la fin des factures papier ?
La conservation et l’archivage des documents papier représentaient jusqu’ici la meilleure solution pour éviter les risques de fraudes informatiques, mais depuis que la Loi Macron a été mise en place, les entreprises doivent désormais se plier à la nouvelle règlementation sur la facture électronique. Les évolutions technologiques dans le domaine du traitement des documents sont telles qu’il est désormais possible de se défaire des factures papier et de les transformer en documents numériques.